Propuesta de mejora para el área administrativo de un Instituto de Educación Superior basado en las herramientas de Lean Office, Arequipa 2022

Abstract

Este proyecto fue realizado en el sector educativo, en el instituto Iberoamericano que imparte las carreras técnicas de mecánica automotriz y seguridad industrial minera, ubicado en la ciudad de Arequipa. El sector educativo es impulsor del desarrollo de la sociedad el cual fue primordial fortalecerlo y actualizarlo. Hoy por hoy los estándares son más exigentes, por lo que es importante el tener una acreditación que respalde el nivel de educación impartido. El presente instituto no cuenta con una acreditación que lo realce en el mercado, al no tener esa fortaleza hace que su población de alumnado no presente un incremento. Para poder sumar a lograr el objetivo de la acreditación, se debe superar los siguientes problemas administrativos identificados. En la etapa del análisis las reuniones con gerencia fueron importantes para poder identificar uno de los grandes problemas que es el desconocimiento de los lineamientos de la empresa, los cuales sirven para dar un norte en el mediano y largo plazo. Sin embargo, tanto el personal administrativo como educativo lo desconoce y esto conlleva a no tener un propósito para realizar un trabajo en equipo. En esta etapa también se identificó la carencia de estándares en los procesos administrativos y sin un control documentario, la ausencia de un seguimiento a temas de cobranza y KPI’S para identificar los rangos de productividad. Para dar solución a los problemas diagnosticados se indago en diferentes herramientas y poder hallar las más idóneas que cumplan y den resultados positivos. Las herramientas utilizadas para la propuesta de mejora que se adecuan a los problemas identificados fueron, estandarización de procesos basado en formato y funciones para el personal, KPI’S que ayuden a identificar los índices de productividad y factores de mejora en los diferentes escenarios ya mencionados, 5s para garantizar el orden y limpieza administrativa, Kamban garantizará una cobranza ordenada, oportuna y generar un mejor dialogo entre las áreas y por último y no menos importante las capacitaciones que ayudaran a crear un clima organizacional y propósito para trabajar en equipo. Finalizado la identificación de herramientas adecuadas a cada problema se desarrolló cuadro de beneficio donde se desarrollaron los diferentes indicadores ya identificados en el diagnostico con el propósito de evidenciar el porcentaje de aumento que esto beneficiaria a la institución además de brindar el análisis económico teniendo como resultados la viabilidad del proyecto generando un costo beneficio mayor a 1.