Propuesta de Implementación de un Sistema de Gestión Documental Basado en la Evaluación de Procesos Internos para la Mejora Continua de Procesos en la Empresa VYP ICE S.A.C.

Abstract

En el presente trabajo se analizó la demanda creciente que existe hoy en día a la búsqueda de soluciones prácticas y exitosas en las medianas empresas. Ello genera la necesidad de contar con sistemas que permitan la gestión eficaz de los recursos de información y documentación. El principal objetivo de este estudio es conocer las ventajas que generan la implementación de herramientas tecnológicas para la empresa VYP ICE que demanda eficacia en la administración de sus recursos de una manera global y descentralizada. Enel capítulo I se presenta el origen del tema, la justificación de la investigación, los objetivos a los que se desea llegar, el alcance y las limitaciones de la investigación, muestra el marco metodológico, en el cual se indica que se realizará una investigación descriptiva que permitirá describir la figura actual del sistema integrado de gestión, hoy implementado en la empresa VYP ICE. Se realizó una investigación de campo determinando una muestra no probabilística de carácter de investigación no experimental, debido a que no se va a introducir el ECM, sólo se estudiará y analizará para su posterior determinación del efecto. En el capítulo II se muestra el marco teórico de la presente investigación, que comprende los antecedentes de la investigación, y el desarrollo de las bases teóricas necesarias para ser conocedores del estudio a realizar. En el capítulo III se da alcance de los datos más relevantes de la empresa, como son la misión, visión, las certificaciones con las que cuenta y su estructura organizacional determinante para el análisis de sus procesos internos. También se menciona la política, los objetivos del SGI implementado y la auditoría interna realizada para la identificación de los problemas de cada área con respecto a la gestión documental. Del análisis a los departamentos que componen las áreas de planificación, seguridad salud ocupacional y medio ambiente, logística, transporte, administración y finanzas presentado en el capítulo III, se identificó que el nivel de implementación en la gerencia era de un 91%, al igual que el departamento de programación costos y presupuestos, en el departamento de operaciones de mantenimiento mecánico un 87%, en el departamento de diseño de ingeniería un 90%, en el departamento de producción – fabricaciones un 92%, en el área de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente un 100%, al igual que en el área de transportes, en el área de logística un 80% y en el área de administración y finanzas un 90%. Concluyendo así, que el área con mayores conflictos es el departamento de operaciones de mantenimiento mecánico con un nivel de implementación de 87% y el área de logística con un 80%. Este análisis se basó en los hallazgos encontrados en la auditoría, determinados en incumplimientos de procedimientos, la no utilización de registros, registros incompletos, registros no firmados y metodologías de trabajo ignoradas. Para el levantamiento de los problemas identificados en el capítulo III, se logró la adquisición del conocimiento necesario para modelar los procesos de todas las áreas que la empresa VYP ICE realiza basado en las entrevistas y los cuestionarios realizados a la gerencia, a las jefaturas departamentales y a los colaboradores especiales para recoger y almacenar información, lo cual permitió visualizar dichos procesos mediante diagramas de flujos funcionales presentados en el capítulo III para una mejor comprensión de la información recopilada. En dicho capítulo, se consideró también, las responsabilidades involucradas, el tipo y volumen de la documentación generada. Todo ello conllevó a la obtención de los requerimientos funcionales del sistema de gestión documental deseado detallados en el capítulo IV, los cuales, mediante un análisis cuantitativo y cualitativo se seleccionará el ECM más adecuado existente en el mercado actual. Una vez seleccionado, se procederá a especificar las consideraciones a tener antes de la implantación del software en la empresa y mencionar como dicha elección cumple con los requerimientos funcionales exigidos en el capítulo de determinación. La investigación se basa en la aplicación de la metodología DIRKS Designing and Implementing Recordkeeping System (Diseño e implementación de sistemas de gestión de registros) para el diseño e implementación del ECM. Concluyendo con el estudio, se comprueba la validez de la hipótesis, es decir que sí resulta más rentable la implementación de un ECM (Enterprise Content Management). PALABRAS CLAVE - ECM Gestión de contenido empresarial - Sistema de Gestión Integrado - Requerimientos funcionales - Software tecnológico