Desarrollo e implementación de un módulo informático para la gestión documental en la oficina de mesa de partes de una universidad privada en la ciudad de Arequipa aplicando la Metodología SCRUM

Abstract

La gestión documental en muchas empresas u organizaciones públicas y privadas tienen la intención de reunir, modificar, intercambiar y recuperar documentos. Hoy en día, muchas empresas u organizaciones realizaron un cambio drástico ante la situación que estamos pasando por el COVID 19 a nivel mundial, la mayoría tuvo que automatizar sus procesos o recurrir a la transformación digital para ofrecer sus servicios sin ningún inconveniente y conservar la continuidad operativa del negocio. La tecnología desempeña un papel crucial porque permite a toda persona realizar sus actividades desde su domicilio y tener la información a su disposición en todo momento. Las universidades públicas y privadas en el Perú no son ajenas a estos cambios drásticos por la pandemia donde la mayoría tomo la decisión de recurrir a la transformación digital en todos sus procesos académicos y administrativos para brindar sus servicios a distancia y poder obtener la satisfacción de los estudiantes, egresados, trabajadores y personas externas. El proyecto “Desarrollo e implementación de un módulo informático para la Gestión Documental en la oficina de Mesa de Partes” tiene como objetivos: implementar el proceso de trámite documentario en la universidad digitalmente, tener la información centralizada por todas las oficinas e identificar los requerimientos funcionales y no funcionales que se deben satisfacer por el módulo desarrollado. Este proyecto posibilitará a todos los interesados acceder y gestionar los datos e información de forma estructurada y provechosa. La metodología que se utilizará en el proyecto es SCRUM, se basa en el trabajo en equipo y entregas parciales hasta completar todos los requisitos del interesado. El proyecto es descriptivo en el tipo de investigación y de nivel cuantitativo, esto se basa en las encuestas realizadas a las personas y oficinas interesadas en el proceso. En los resultados el 95.00% de los interesados señalan que el módulo informático es fácil de manejar y el 87.50% señalan que está satisfecho/a con la usabilidad del módulo.