Proyecto de mejora del proceso de gestión de documentos y consultas escolares mediante el uso de asistente virtual (ChatBot) con inteligencia artificial

Abstract

El proyecto de mejora tiene como objetivo principal transformar y mejorar el proceso de gestión de documentos y consultas escolares mediante el uso de un asistente virtual/chatbot haciendo uso de la plataforma de mensajería WhatsApp. La institución educativa se enfrenta a grandes desafíos en la gestión de documentos, ya que este proceso se lleva a cabo de manera manual y burocrática, lo que genera demoras, errores y dificultades en la obtención de información por parte de los usuarios. Con la finalidad de superar estas limitaciones, se propone la implementación de un asistente virtual/chatbot que permita a los usuarios acceder y consultar documentos escolares de manera rápida y sencilla. Este asistente virtual/chatbot estaría diseñado con inteligencia artificial para comprender y responder preguntas relacionadas con notas, horarios de clases, certificados, entre otros. Una de las principales ventajas de este proyecto de mejora es la automatización de tareas, lo que permitirá agilizar los procesos y reducir los tiempos de respuesta. Además, al contar con un asistente virtual/chatbot, los usuarios podrán acceder a la información de manera autónoma y en cualquier momento, sin tener que depender de la disponibilidad del personal administrativo, lo que liberaría de esfuerzo laboral a los docentes. La implementación del asistente virtual/chatbot se realizará a través de plataformas de mensajería como WhatsApp, lo que brinda una interfaz familiar y de fácil acceso para la mayoría de los usuarios. Por tal razón facilitará la adopción y el uso del asistente virtual/chatbot por parte de la comunidad educativa. Para asegurar el éxito de este proyecto de mejora, se llevará a cabo un proceso de capacitación del personal, donde se les brindará la formación necesaria para utilizar y administrar el asistente virtual/chatbot. De esta manera, la comunidad educativa estará preparada para realizar consultas, gestionar documentos y garantizar un adecuado funcionamiento del sistema. Además, se establecerán los respectivos mecanismos de control y seguimiento para evaluar la efectividad del asistente virtual/chatbot, así como para recopilar retroalimentación de los usuarios. Esto permitirá realizar ajustes y mejoras continuas en función de las necesidades y opiniones de los usuarios.