Business consulting para facultad de educación de la Pontificia Universidad Católica del Perú

Abstract

La Facultad de Educación (FAE) de la Pontificia Universidad Católica del Perú, como parte de su plan estratégico institucional, considera asegurar una gestión eficiente y eficaz de los recursos y del personal académico y administrativo, en tal sentido, y a solicitud de la Decana de la FAE, la presente consultoría tiene como propósito analizar la gestión administrativa de la Secretaría Académica. Se realizó un análisis externo e interno con la metodología PESTE - Cinco Fuerzas de Porter y AMOFHIT respectivamente, a través de ello, y con la validación de las autoridades de la FAE, se determinó la gestión por procesos como el problema clave a intervenir. La propuesta de solución: Implementar una gestión en base a procesos, nos llevó a elaborar un inventario de procesos administrativos, 15 fichas técnicas, descriptivos y flujogramas. Luego, a solicitud de la Decana y Coordinadora Académica, se analizaron dos procesos mediante la metodología AVA – ESIA, proponiendo una versión TO BE, que reduce, principalmente, los tiempos de espera y el número de participantes. Asimismo, se digitalizó, con el soporte de la Unidad de Transformación Digital de la PUCP, el proceso de Constancias de Situación Académica, a través del BPM Kissflow, que permitió, además, proponer los indicadores de tiempo de atención y satisfacción del alumno. Finalmente, se recomienda reforzar mediante capacitaciones, los conceptos relacionados a gestión por procesos y a la digitalización mediante Kissflow, a fin de que se digitalicen los demás procesos identificados.

The purpose of this consultancy is; to analyze the administrative management of the Academic Secretary. And as a request of the Dean of the FAE, as part of its institutional strategic plan, the Faculty of Education of the Pontifical Catholic University of Peru considers ensuring efficient and effective management of resources and academic and administrative staff. An external and internal analysis was run out, respectively, with the PESTE - Five Forces methodology of Porter and AMOFHIT; through this, and the validation of the FAE authorities, the key problem to intervene was determined as the management by processes. The solution proposal: Implement management based on process, led to developing an inventory of administrative process; fifteen technical sheets, descriptions, and flowcharts. Then, at the request of the Dean and Academic Coordinator, two of them were analyzed, through the AVA – ESIA methodology, proposing a TO BE version, which mainly, reduces waiting times and the number of participants in the process. Likewise, the process went digitized with the support of the Digital Transformation Unit from PUCP, the process of the Academic Situation Certificates, through the BPM Kissflow, which allowed, also to propose the indicators of attention time and student satisfaction. Finally, the recommendation is to reinforce the concepts related to process management and digitization with “Kissflow“ through training, so the other identified processes are digitized.