Análisis, diagnóstico y propuesta de mejora en los procesos administrativos de la Dirección General de Administración en una universidad pública aplicando Lean Six Sigma

Abstract

En el presente trabajo se plantea mejorar y optimizar la gestión y las operaciones de la dirección general de administración en la gestión económica, financiera, contable y el presupuestal y en la gestión de bienes y servicios administrativos para lograr la excelencia operacional utilizando la metodología Lean Six Sigma. En la fase de definición se identifica los principales problemas de las dos gestiones elegidas para poder proponer mejoras en la dirección general de administración mediante una matriz de priorización de problemas que considera una serie de factores para cada uno de los problemas encontrados, dando como principales problemas los servicios entregados fuera de tiempo, conservación del orden y limpieza en los lugares de trabajo, procesos no estandarizados y falta de procedimientos de los procesos y demora en los procedimientos o trámites a realizarse. Además, se explicará el porqué de utilizar la metodología Lean Six Sigma, la voz del cliente, se elabora la carta de definición del proyecto y los diagramas de proceso de los servicios. En la fase medición se describe la situación actual de la gestión de bienes y servicios administrativos y la gestión económica, financiera, contable y presupuestal a través del mapa de flujo de valor, se realiza la toma de datos las variables críticas identificas en la voz del cliente y se evalúa el costo de la no calidad. Se emplea la prueba de ajustes de variables, gráficos de control y el análisis de la capacidad del proceso para obtener la situación actual de los servicios en evaluación en la cual se determino que ninguna de las varibales críticas identificadas cumpla con la capacidad del proceso. La fase analizar primero se desarrolla una evaluación de los sietes desperdicios según la metodología Lean Manufacturing; luego, se analiza las causas porque se origina los problemas y los requerimientos del cliente definidos en la fase anterior. Luego, se efectúa el análisis de varianza (ANOVA) para cada una de las variables correspondientes a este grupo, donde se obtienen queel método de trabajo y el tiempo de revisión de documentos son variables causa raíz que influyen en el problema principal. La fase mejorar es la última que se desarrolla y se divide en dos grupos: mejoras utilizando herramientas de Six Sigma y Lean Manufaturing. En el primer grupo se desarrolla el diseño de experimentos para las dos variables que influyen en el problema principal, analizadas en la fase anterior mediante la metodología de diseño ii de experimento. En el segundo grupo se desarrolla el planteamiento de la mejora propuesta por cada herramienta analizada en la fase anterior y su beneficio mediante las metodologías Kaizen, 5 S´ y Trabajo Estándar. Finalmente la evaluación económica nos ofrece los beneficios económicos alcanzados luego de ejecutarse la fase de mejora.