Propuesta de mejora del proceso de matrícula de una institución del sector de educación superior aplicando Lean Office

Abstract

El proyecto de tesis actual ha abordado de manera exhaustiva el análisis de los procesos administrativos primordiales en una Institución Educativa Superior. En primer lugar, se ha presentado un esquema referencial que servirá como base para el análisis integral del tema. En el marco teórico, se han definido conceptos esenciales relacionados con procesos, mejora continua y herramientas de análisis. Además, se ha examinado la metodología Lean, detallando las herramientas específicas de Lean adaptadas a las necesidades particulares de la Institución Educativa Superior. Posteriormente, se procedió con la descripción y el diagnóstico de la institución, resaltando datos generales significativos que proporcionan una comprensión más profunda de su estructura organizativa, recursos disponibles, procesos operativos y distribución de oficinas. A partir de esta información esencial, se identificó el proceso de matrícula ordinaria como el área clave, señalando dos problemáticas fundamentales: un exceso de procesos manuales y un tiempo de espera considerablemente alto para los usuarios. Las causas principales del exceso de procesos manuales se atribuyeron a la falta de capacitación del personal, un software insuficientemente desarrollado y la ausencia de automatización en el proceso. Por otro lado, el tiempo de espera prolongado se vinculó con la falta de organización en el proceso, retrasos en las actividades, lentitud en el flujo de información y la carencia de capacidad de respuesta inmediata a través del correo electrónico. Para abordar estos problemas identificados, se propusieron mejoras concretas, como la implementación de las 5S, la estandarización del proceso, la adopción de la Gestión Visual, la actualización del software y la implementación de Kissflow. Después de realizar la evaluación económica de cada una de estas propuestas, se observó que la Implementación de las 5S es la que genera mayor gasto y beneficio simultáneamente. Para la implementación de estas mejoras, se consideraron aspectos clave como los objetivos específicos, el desarrollo detallado de la propuesta, la capacitación del personal, la implementación práctica, el entrenamiento continuo, la supervisión rigurosa, los beneficios esperados y el cronograma de ejecución. Mediante el uso del Value Stream Map (VSM), se identificó una reducción significativa en el tiempo de valor agregado y el lead time por cada alumno matriculado. Finalmente, tras la evaluación del proyecto, los resultados obtenidos revelan un Valor Actual Neto (VAN) positivo y una Tasa Interna de Retorno (TIR) del 24%, superando significativamente el Costo de Capital (COK) del 18.44%. Basándose en estos indicadores financieros, se concluye firmemente que el proyecto exhibe niveles de rentabilidad que lo posicionan como viable y potencialmente beneficioso para la institución.