Mejora en el proceso de elaboración de requerimientos de bienes, servicios y obras en la Unidad Ejecutora No 008 Proyectos Especiales del Pliego 003 del Ministerio de Cultura

Abstract

En ocasiones, nos hemos planteado si las entidades públicas pueden mejorar sus procesos administrativos mediante la aplicación de metodologías empleadas en el sector privado. Este trabajo de suficiencia profesional se fundamenta en mi experiencia laboral en una entidad pública del sector cultura. Cuyo objetivo es analizar las limitaciones durante la formulación de necesidades para la compra de bienes, contratación de servicios y obras. El análisis reveló tres deficiencias principales: la carencia de lineamientos o directivas, el conocimiento limitado de área usuaria sobre normativa de contrataciones y la falta de una adecuada priorización del presupuesto asignado. Para abordar esta problemática se aplicó el Kaizen, que es una herramienta de la metodología Lean, con fin de mejora del flujo de actividades en la formulación de requerimientos. La propuesta que se plantea se desarrolló en un plan piloto ejecutado en proyectos de inversión con CUI No 2320691, 2456689 y 2456690, a cargo de una oficina orgánica de la Entidad. Demostrando los resultados que implementar la metodología Lean superó las deficiencias identificadas. El nuevo flujo de actividades agilizó la elaboración de requerimientos, mejorando la eficiencia y calidad del proceso. En resumen, la implementación de esta propuesta, basada en la metodología Lean, permitirá a esta entidad del sector cultura superar las deficiencias en la elaboración de requerimientos, optimizando así el proceso y obteniendo mejor resultado en cuanto a la compra de bienes, contratación de servicios y obras; así como, la ejecución presupuestal de la Entidad.