Gestión de documentos y su influencia en el ordenamiento de registros en la empresa Constructora Requelme S. R. L – Cajamarca, 2017

Abstract

El presente trabajo de investigación se realizó con el objetivo de determinar en qué medida la gestión de documentos influye en el ordenamiento de registros en la empresa Constructora Requelme S.R.L – Cajamarca, 2017. Para detectar la problemática de la empresa se realizó un análisis de nivel de madurez de la gestión de documentos en el cumplimiento de los estándares de la norma NTP-ISO 15489 (Revisada el 2014), así como la evaluación del ordenamiento de sus registros existentes en formato electrónico y físico. Para la evaluación del nivel de madurez se aplicó la metodología descrita en la UNE 66174: Guía para la evaluación del sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9004:2000 modificada en términos de gestión de documentos; para el ordenamiento de registros se aplicó un cuestionario de evaluación de cumplimiento de características de calidad que debe poseer un registro en términos de autenticidad, confiabilidad, integridad y uso. El nivel de investigación para el presente proyecto fue correlativa, el método utilizado es Inductivo-Deductivo, en la cual se utilizó las técnicas como encuesta de nivel de madurez para la evaluación del cumplimiento actual de la empresa con los estándares de la NTP-ISO 15489 (Revisada el 2014) para la gestión de documentos y encuesta de cumplimiento de requisitos de calidad para el ordenamiento de registros. Para el estadístico de prueba se realizó un Intervalo de confianza para la razón de dos varianzas con la cual se afirma la hipótesis que la gestión de documentos influye significativamente en el ordenamiento de registros en la empresa Constructora Requelme S.R.L y los resultados obtenidos para el nivel de madurez de la gestión de documentos en el cumplimiento de estándares de la norma oscila entre 1,60 y 2,60; evidenciándose una etapa temprana para gestionar sus documentos a través de creación de política y responsabilidades, estándares de controles operacionales, estándares de monitoreo y auditoria y estándares de entrenamiento coherentes con el alcance de sus actividades. Así mismo el ordenamiento de registros en términos de características de calidad que debe tener un registro oscila entre 10,00% y 35,00% de 20 indicadores evaluados, evidenciándose con este resultado que el ordenamiento de sus registros en formato físico y electrónico es deficiente. Por lo que se propone una metodología para la gestión de documentos y ordenamiento de registros basado en la método DIRS de la NTP-ISO/TR 15489-2:2005 (Revisada el 2014) INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. Gestión de registros. Parte 2: Directrices, para la empresa Constructora Requelme S.R.L; lo cual proporcionaría una correcta gestión de documentos atendiendo a las necesidades reales de las partes interesadas de la empresa, identificando las responsabilidades de cada jefe de área para el mantenimiento de documentos y registros dentro de su ciclo vital normal.

The present investigation work was carried out with the objective of determining the administration of documents influences in the classification of registrations in the company Manufacturer Requelme S.R.L in what measure - Cajamarca, 2017. To detect the problem of the company he/she was carried out an analysis of level of maturity of the administration of documents in the execution of the standards of the norm NTP-ISO 15489 (Revised the 2014), as well as the evaluation of the classification of their existent registrations in electronic and physical format. For the evaluation of the level of maturity the methodology was applied described in it UNITES it 66174: It guides for the evaluation of the system of administration of the quality according to the norm ISO 9004:2000 modified in terms of administration of documents; for the classification of registrations a questionnaire of execution evaluation was applied of characteristic of quality that should possess a registration in terms of authenticity, dependability, integrity and use. The investigation level for the present project was correlative, the used method is Inductivedeductive, in which was used the techniques as survey of level of maturity for the evaluation of the current execution of the company with the standards of the NTP-ISO 15489 (Revised the 2014) for the administration of documents and survey of execution of requirements of quality for the classification of registrations. For the test statistic an Interval of confidence was made for the ratio of two variances with which the hypothesis is affirmed that the administration of documents influences significantly in the classification of registrations in the company Manufacturer Requelme S.R.L and the results obtained for the level of maturity of the administration of documents in the execution of standard of the norm it oscillates between 1,60 and 2,60; being evidenced an early stage to negotiate its documents through politics creation and responsibilities, standard of operational controls, standard of monitoreo and audit and standard of coherent training with the reach of its activities. Likewise the classification of registrations in terms of characteristic of quality that should have a registration it oscillates between 10,00% and 35,00% of 20 evaluated indicators, being evidenced with this result that the classification of its registrations in physical and electronic format is faulty. For what intends a methodology for the administration of documents and classification of registrations based on the method DIRS of the NTP-ISO/TR 15489-2:2005 (Revised the 2014) INFORMATION AND DOCUMENTATION. Administration of registrations. It leaves 2: Guidelines, for the company Manufacturer Requelme S.R.L; that which would provide a correct administration of documents assisting to the real necessities of the interested parts of the company, identifying each area boss's responsibilities for the maintenance of documents and registrations inside their normal vital cycle.