Análisis del proceso de gestión documental de una consultoría de ingeniera industrial minera

Abstract

La presente investigación tiene por objetivo analizar el proceso de gestión documental de una consultoría de ingeniería en la industria minera, describiendo el proceso de gestión documental inicial, identificando los puntos críticos de la gestión, mediante las etapas de la metodología de mejora continua. En la primera etapa de la investigación se realizó un diagnóstico de la situación inicial con el objetivo de identificar el estado de la proceso gestión documental. Para ello se realizó el mapeo al proceso, mediante herramientas de la calidad, asimismo se elaboró el estudio de tiempo para determinar el tiempo estándar de la gestión documental. El diagnostico determino las ineficiencias que tiene el proceso el cual prepondera en la actividad de control de calidad de los documentos. La segunda etapa de la investigación, comprendió el análisis para identificar los puntos críticos de la gestión documental, realizada mediante el diagrama de Ishikawa que permitió identificar las causas raíces de la problemática, y posterior a ello se elaboró un diagrama de Pareto, mediante el cual se identificaron las causas problema de mayor relevancia. El diagnóstico elaborado identificó que las principales causas reiterativas, los cuales eran: exceso de tiempo de actividades, proceso no estandarizado, falta de apoyo a programa de mejora, falta de instructivos y orientación en la actividad control de calidad. Asimismo, se desarrolló un análisis mediante la mejora continua utilizando el ciclo de Deming. Como investigación descriptiva, el desarrollo de la mejora continua en los problemas que se identificaron se consideraron dos fases del ciclo de Deming: planificar y hacer; dando como resultado la identificación de los puntos críticos de la gestión documental y de la actividad de control de calidad de los documentos. La ejecución de la propuesta de mejora, utilizando el ciclo de Deming concluyó con la reestructuración del proceso de la gestión documental y de la actividad de control de calidad la cual se logró mediante la aplicación de las herramientas de calidad y estudio de tiempo. Asimismo, se generó instrucciones de redacción para el desarrollo de los informes, cronogramas de capacitación, check list de actividades, notas de redacción y estandarización de plantilla de formatos. Finalmente como resultado, se generó una reducción en el tiempo de gestión y costo, el tiempo inicial generado en la gestión documental fue de 17,25 horas, con la propuesta de mejora, es de 16.20 horas, una reducción de 1,05 horas, el costo de gestión inicial por proyecto fue de 1401,83 dólares, con la propuesta de mejora se alcanzó a 1106,48 dólares, la cual obtuvo una rentabilidad de 3.85% comparado con el costo inicial, asimismo el tiempo de la actividad de control de calidad fue de 4,88 horas y con la propuesta de mejora se minimizó a 2,70 horas. El resultado final después de la mejora continua, fue viable para el desarrollo de la gestión documental.