Diseño de un Sistema de Gestión Documental (SGS) para la Universidad Antonio Ruiz de Montoya

Abstract

El objetivo de esta investigación es el diseño de un Sistema de gestión documental en la Universidad Antonio Ruiz de Montoya, teniendo en cuenta como objetivo determinar la importancia de un sistema de gestión documental y el uso de este. La información que se genera actualmente es diversa y amplia, toda esta información suele estar dispersa y no se tiene en cuenta que es vital para la organización, tanto así, que se llega al punto en que se puede afirmar que la persona, empresa o nación que tiene la información tiene el poder. Por ello, las organizaciones se han visto forzadas a cambiar las antiguas técnicas de almacenamiento de su información. Dando paso a una nueva forma de gestión documental en la cual los sistemas pasan a formar parte esencial de este proceso. En el ámbito de la ingeniería de software se ha trabajado arduamente en dar solución a estas inquietudes. Por esta razón, aparece la concepción de sistemas de gestión documental, que no es más que un paquete informático que ayuda a las empresas a la correcta recepción, distribución, manipulación y almacenamiento de su información. Además, se busca la optimización de los procesos y disminución de los tiempos de respuesta a solicitudes, tanto a usuarios internos como externos de la organización y claro conservar, y evitar la pérdida de documentos. Para el diseño del sistema, el proyecto se apoya en los procedimientos y estrategias definidas por la norma UNE-ISO 15489: “Información y documentación. Gestión de documentos de archivos”. El proyecto parte de un análisis de la organización desde un punto de vista funcional e informacional, profundizando en los procedimientos documentales implantados. Fruto de este análisis, se ha detectado un conjunto de necesidades críticas para la organización en materia de gestión que permite definir el alcance del proyecto. A partir de esta evaluación preliminar, el proyecto procede al análisis en profundidad del Sistema de Gestión Documental implementado originalmente en la Universidad, esta investigación se desarrolló a través de la identificación de los requisitos, tanto internos como externos, que debe cumplir el sistema documental de la organización y la valoración del cumplimiento de estos. Las conclusiones obtenidas constituyen la base del diseño del Sistema de Gestión Documental. Por último, el proyecto incluye el diseño del Sistema de Gestión Documental, que comprende un manual de procedimientos a implementar en la organización.