Simulación del sistema de líneas de espera para mejorar la atención de documentos en la Oficina General de Planificación y Presupuesto de la Entidad Pública

Abstract

Muestra la aplicación de la teoría de líneas de espera con la simulación de sistemas en la Oficina General de Planificación y Presupuesto (en adelante OGPLAP) de una Entidad Pública. Para el desarrollo de este estudio se realizó un diagnóstico previo para poder identificar la causa raíz por la cual se generan los prolongados tiempos de espera en dicha Oficina General, y por medio de la Simulación de Sistemas con una herramienta computacional llamada ARENA se hizo posible comprender, analizar y mejorar las condiciones del sistema en estudio. Actualmente la OGPLAP busca tener una buena relación a largo plazo con las Unidades de Organización de la Entidad Pública, esto se debe a que esta Oficina General presenta diariamente una alta demanda de carga laboral, lo que hace producir largas colas de documentos debido a los prolongados tiempos de espera en la plataforma de Carpeta Electrónica Administrativa (en adelante CEA), lo que genera incomodidad significativa a estas Unidades de Organización. En ese sentido, la OGPLAP encuentra motivo importante para realizar el estudio con la finalidad de encontrar las causas y a partir de ello proporcionar alternativas de solución para reducir la formación de colas de documentos aplicando Simulación de Sistemas. Finalmente una vez ejecutada dicha simulación se determinó que con el aumento de 01 o 02 Personal Administrativo el tiempo promedio de espera de los documentos en el CEA se minimiza de 17.7201 a 16.6383 horas respectivamente, lo mismo para el tiempo promedio de atención del documento normativo por parte de los servidores se minimiza de 2.5055 a 2.4262 horas respectivamente y por último el tiempo total del documento en el sistema se minimiza de 20.2256 a 19.0645 horas respectivamente, mejorando de manera significativa el desarrollo de las actividades de este proceso.