Análisis y mejora del Sistema de Gestión Documentaria en una Cooperativa de Ahorro y Crédito

Abstract

La tesis tiene como objetivo analizar y mejorar al Sistema de Gestión Documentaria de una Cooperativa de Ahorro y Crédito en la región Piura, para ofrecer a los colaboradores una experiencia que abarque la usabilidad y accesibilidad, dentro del marco de implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad. La Cooperativa de Ahorro y Crédito al cierre del 2022 contó con 15 oficinas en la región Piura teniendo solo 6 años de constitución. Este crecimiento exponencial tanto en recursos, tecnologías, procesos y datos hizo que tenga la necesidad de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad que promueva un sistema de gestión por procesos mediante el diseño y descripción de procedimientos, instructivos y métodos de trabajo, los cuales deben soportarse en un adecuado sistema de gestión documentaria. Actualmente cuenta con un Visor Documentario donde se puede visualizar la normativa interna según los accesos asignados al usuario, sin embargo, esta herramienta no es muy utilizada por los colaboradores debido a que varios no la conocen y los que sí, es porque esta herramienta es parte del cargo que ocupan, por una visita inopinada de auditoría interna o en el mejor de los casos por interés en conocer sobre la información que le brinda la Cooperativa para el desarrollo de las labores asignadas. Se analizó que los usuarios que alguna vez han utilizado el Visor Documentario, tienen diferentes factores por lo que se les dificulta el uso constante, tales como, el puesto de trabajo, equipos disponibles, interfaz gráfica poco interactiva e intuitiva, lentitud del programa, entre otros. Es por esta razón, que se vio la oportunidad de mejorar la herramienta institucional con propuestas fundamentadas y viables en base en la opinión y requisitos de los usuarios.