Diseño de procesos para la oficina de atención al egresado en una Facultad de una Institución de educación superior

Abstract

El objetivo del trabajo es dar a conocer el diseño e implementación de la Oficina de Atención al Egresado en una institución de educación superior en Perú con dos sedes, ofreciendo 21 carreras profesionales distribuidas en siete facultades. Esta oficina brinda atención a cada uno de los egresados y, en algunas oportunidades, a los padres de familia, lo cual implica diagnosticar sus necesidades a fin de suministrarles las orientaciones correctas para los trámites que correspondan. El fin de la oficina es que egresados puedan recibir una orientación oportuna, clara y directa de los trámites y procesos después de su egreso, así como incentivar el buen uso de las herramientas digitales que serían el principal soporte de almacenamiento para cada procedimiento. Al iniciar las funciones en la nueva oficina, se diagnosticó que no existían procesos definidos para los trámites de los egresados, asimismo, de la ausencia del uso de herramientas digitales en cuanto a almacenamiento y formatos virtuales que facilitarían en cada instancia de los trámites. Frente a esta problemática, se propone la organización de los trámites y procesos después del egreso, así como incentivar el buen uso de las herramientas digitales, tales como la elaboración de formatos protegidos que facilitan la realización y presentación sin errores comunes en el ingreso de información por parte de los usuarios que serían el principal soporte de almacenamiento para cada procedimiento. Se concluye que la apertura de la oficina propuesta ha sido una oportunidad de mejora en el servicio, pues esta decisión no solamente está involucrando una necesidad actual y de corto plazo, sino que es una necesidad permanente, pues para los que culminan la carrera la meta no es solamente conseguir el egreso, sino obtener una realización profesional constante.