Plan de migración de datos desde los sistemas OFISIS e INFOREST al sistema SAP S/4 HANA en una empresa del sector gastronómico

Abstract

Este trabajo aborda la migración de datos de los sistemas OFISIS e INFOREST a SAP S/4 HANA en una empresa del sector gastronómico por parte de una empresa consultora, comenzando con un diagnóstico que identificó brechas de integridad (datos duplicados, vacíos o nulos), consistencia (caracteres extraños como $%), datos (campos sin equivalentes directos en SAP) y transaccionales (información pendiente de años anteriores). Para solucionar estas brechas, se definieron roles específicos: un Líder de proyecto para coordinar el proceso, Data Owners responsables de cada maestro para garantizar la calidad de los datos, Data Users y analistas, encargados de la limpieza y carga de datos en las plantillas SAP, y Especialistas TI responsables de la extracción y preparación de consultas necesarias. La migración se llevó a cabo en siete pasos: definición de criterios de extracción, preparación de consultas, extracción de información, evaluación de la conformidad de los datos, elaboración de planes de acción para corregir inconsistencias, validación y aprobación de estos planes, y ejecución de la limpieza de datos según los planes aprobados. Luego, con los datos limpios, se llenaron las plantillas SAP y se cargaron en SAP S/4 HANA, completando un proceso de migración minucioso y estructurado. Finalmente, se propuso en plan de continuidad a través del gobierno de datos.

This paper addresses the data migration of the OFISIS and INFOREST systems to SAP S/4 HANA in a company within the gastronomic sector, carried out by a consulting firm. It began with a diagnosis that identified integrity gaps (duplicate, empty, or null data), consistency gaps (strange characters like $%), data gaps (fields without direct equivalents in SAP), and transactional gaps (pending information from previous years). To address these gaps, specific roles were defined: a Project Leader to coordinate the process, Data Owners responsible for each master module to ensure data quality, Data Users and Data management analysts, tasked with cleaning and loading data into SAP templates, and IT Specialists responsible for data extraction and query preparation. The migration was carried out in seven steps: defining extraction criteria, preparing queries, extracting information, evaluating data conformity, developing action plans to correct inconsistencies, validating, and approving these plans, and executing data cleaning according to the approved plans. Then, with clean data, the SAP templates were filled and loaded into SAP S/4 HANA, completing a meticulous and structured migration process. Finally, a continuity plan was proposed through data governance.