Implementación de mejoras en el proceso de transferencias de documentos al archivo central de OSIPTEL

Abstract

El presente trabajo de suficiencia profesional tiene como objetivo implementar mejoras en el proceso de transferencias de documentos al archivo central del Organismo Supervisor de Inversión Privada en Telecomunicaciones (OSIPTEL), proponiendo alternativas de mejora donde se presentan los inconvenientes debido a un deficiente orden y gestión, a su vez se busca con estas nuevas propuestas que la entidad pueda tener un óptimo acceso a la información clave para el desarrollo de sus funciones. Por esta razón, luego de haber investigado en diferentes fuentes bibliográficas, hemos identificado teorías o modelos que podrían ser aplicados dentro de la organización con el fin de dar solución a la problemática presentada. Entre estos modelos se encuentran por ejemplo la metodología de Lean Managment, el método de las 5S, la técnica de Poka-yoke y la gestión de documentos. Con las teorías identificadas, se realizó un análisis de tipo cualitativo, recolectando información de las entrevistas de profundidad realizadas al área involucrada del archivo central. El resultado de las entrevistas al área involucrada y las referencias del marco teórico nos permitió obtener información relevante para identificar alternativas de mejora, seleccionando aquella que nos proporcionará mejores beneficios y nos permita abordar los problemas presentados en el proceso de gestión documentaria, por lo que se espera que este trabajo ayude a futuros estudios con problemáticas similares.

This professional proficiency project aims to implement improvements in the document transfer process to the central file of the Private Investment Supervisor Organism in Telecommunications (OSIPTEL), proposing improvement alternatives where inconveniences arise due to poor order and management. At the same time, these new proposals seek to ensure that the entity can have optimal access to key information for the development of its functions. For this reason, after having investigated different bibliographic sources, we have identified theories or models that could be applied within the organization to provide a solution to the problem identified. Among these models are, for example, the Lean Management methodology, the 5S method, the Poka-yoke technique and document management. With the theories identified, a qualitative analysis was carried out, collecting information through the in-depth interviews executed in the central archive area. The result of the interviews with the area involved and the references obtained from the theoretical framework allowed us to get relevant information to identify improvement alternatives, selecting the one that will provide us not only the best benefits but also will allow us to address the problems identified in the document management process, so hopefully this work will help future studies with similar problems.