Flujos Automáticos Potenciados con Tecnología OCR para la Optimización del Proceso de Solicitud de Drawbacks Aduaneros para una Empresa de Bienes y Consumos

Abstract

Hoy en día, la automatización de procesos se ha convertido en un recurso fundamental para que las empresas mantengan su competitividad, al incrementar la agilidad y flexibilidad de sus operaciones. Esta transformación permite a los colaboradores enfocarse en tareas de mayor valor. De esta manera, el presente documento detalla la implementación de flujos automáticos potenciados con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para la optimización del proceso de solicitud de Drawbacks aduaneros para una empresa de bienes y consumos. Durante el proyecto se realizó el análisis y diseño del proceso de solicitud de Drawbacks actual (AS-IS). Este análisis permitió identificar las tareas que requerían un alto nivel de esfuerzo por parte de los colaboradores. De este modo, se diseñó el proceso futuro (TO-BE) integrando el desarrollo de siete flujos automáticos que apoyen diversas tareas del proceso. Al finalizar el desarrollo de los flujos automáticos y las pruebas de usuario, se obtuvo la conformidad del usuario final y jefe de proyecto para realizar la puesta en producción de la solución. Además, se proporcionaron manuales y documentación operativa para garantizar una adopción efectiva de la nueva solución. Como resultado, se logró una reducción aproximada del 50% en las horas dedicadas a actividades manuales en el proceso. De esta manera, para garantizar la disponibilidad de la solución se estableció un plan de continuidad, que identifica la gestión de incidencias, problemas y cambios.

Nowadays, process automation has become a fundamental resource for companies to maintain their competitiveness by increasing the agility and flexibility of their operations. This transformation enables employees to focus on higher-value tasks. Thus, this document details the implementation of automated workflows powered by Optical Character Recognition (OCR) technology to optimize the process of duty drawback requests for a goods and consumables company. The project began with the analysis and design of the current customs drawback request process (AS-IS). This analysis allowed the identification of tasks that required significant effort from employees. Accordingly, the future process (TO-BE) was designed, integrating the development of seven automated workflows to support various process tasks. Upon completing the development of automated workflows and user testing, approval was obtained from the end-user and project manager to proceed with the solution's production rollout. Additionally, manuals and operational documentation were provided to ensure effective adoption of the new solution. As a result, there was an approximate 50% reduction in hours spent on manual activities within the process. To ensure solution availability, a continuity plan was established, outlining the management of incidents, issues, and changes.