Aplicación de mejora continua a través del BPM para aumentar la productividad en el área de seguimiento en una institución educativa

Abstract

El presente trabajo tiene como objetivo mejorar la productividad de los procesos, mejorar calidad educativa, evitar reclamos y reprocesos en el área de seguimiento en un Instituto de Educación Técnica (IET) localizado en el departamento de Ayacucho. En primer lugar, se analizó la situación del semestre académico 2022-2, donde se identificó el problema de la baja productividad en los procesos del área de seguimiento. Como consecuencia, solo el 49.7% de los estudiantes fueron calificados en el Curso de Formación Práctica (CFP), a pesar de que la norma institucional es calificar al 100% de los estudiantes en su semestre académico en curso. Para identificar las causas raíz del problema, se realizó un diagnóstico de la situación actual y se ponderaron las causas para determinar cuáles tenían un mayor impacto mediante un diagrama de Pareto. Luego, se diseñó un diagrama causal que detalla la relevancia de cada causa, el motivo y el problema principal, así como el impacto económico. Posteriormente, se identificaron los procesos que necesitaban ser cambiados o modificados para alcanzar la meta establecida por la institución. Utilizando las herramientas de mejora continua, BPM y herramientas de Gestión por Procesos, se definieron las características que cada proceso debía tener para lograr calificar al 100% de los estudiantes por semestre. Finalmente, se evidenciaron los resultados, si bien en el semestre académico 2023-1 se alcanzó este objetivo con un 100% de estudiantes calificados. Para el semestre 2023-2, se continuó realizando la mejora continua aplicando un rediseño de procesos para mejorar los tiempos, la calidad del servicio y la trazabilidad de la información en la institución.

The objective of this work is to improve the productivity of the processes, improve educational quality, avoid complaints and reprocessing in the monitoring area in an Institute of Technical Education (IET) located in the department of Ayacucho. First of all, the situation of the 2022-2 academic semester was analyzed, where the problem of low productivity in the processes of the monitoring area was identified. As a consequence, only 49.7% of students were qualified in the Practical Training Course (CFP), despite the fact that the institutional norm is to qualify 100% of students in their current academic semester. To identify the root causes of the problem, a diagnosis of the current situation was carried out and the causes were weighted to determine which ones had the greatest impact using a Pareto diagram. Then, a causal diagram was designed that details the relevance of each cause, the reason and the main problem, as well as the economic impact. Subsequently, the processes that needed to be changed or modified to achieve the goal established by the institution were identified. Using continuous improvement tools, BPM and Process Management tools, the characteristics that each process must have were defined to qualify 100% of the students per semester. Finally, the results were evident, although in the 2023-1 academic semester this objective was achieved with 100% qualified students. For the 2023-2 semester, continuous improvement continued by applying a redesign of processes to improve times, the quality of service and the traceability of information in the institution.