Sistema de administración de gastos para la unidad de posgrado de una empresa del sector educativo

Abstract

Este trabajo tiene por objetivo reducir los tiempos en los procesos de administración de gastos en un 80%, integrando las diferentes áreas a través de una solución de software para los programas de Posgrado de Ingeniería de una universidad peruana.

La unidad de Posgrado mostró interés en los procesos de captación y clausura de los diferentes programas creados. Los programas cuentan con su propio presupuesto y cada unidad manejan sus propios gastos. Estos gastos se muestran en tiempo real.

La metodología parte de examinar la administración de los diversos gastos. Se encontró que existían subprocesos adicionales en diferentes áreas debido a la falta de integración. Asimismo, se verificó que existían errores de cálculo en los archivos de gastos y no se contaban con copias de seguridad en caso de que se perdiera la información, para solucionar esta problemática se propuso implementar un sistema para la Administración de gastos, cuya finalidad es integrar la información con el correspondiente presupuesto, incluyendo la creación de atenciones de servicio, reportes de forma inmediata sobre la ocurrencia de defectos y garantías y plazos, restringir el acceso a los diferentes módulos del sistema según el tipo de usuario.

Los resultados realizados en las encuestas fueron validados con el alfa de Cronbach, teniendo un valor de 0.75 demostrando una alta confiabilidad de las preguntas aplicadas en la encuesta.

En conclusión, el Sistema de Administración de Gastos redujo significativamente los tiempos en la ejecución de procesos de la entidad educativa.

This work aims to reduce time in expense management processes by 80%, integrating the different areas through a software solution in the Engineering Graduate Unit of a private university.

The Postgraduate unit showed interest in the recruitment and closing processes of the different programs created. The programs have their own budget and each unit manages its own expenses. These expenses are displayed in real time.

The methodology is based on examining the administration of the various expenses, it was discovered that there were unnecessary subprocesses due to the lack of integration of all the information. In addition, it was verified that there were calculation errors in the expense files and there were no backup copies in case the information was lost. To solve these problems, it was proposed to develop an expense management system, the purpose of which is to integrate the information with the respective budget, including the creation of service requests, real-time reports on the occurrence of defects and guarantees and deadlines, restricting access to information.

The results obtained in the surveys were validated with Cronbach's alpha, having a value of 0.75, demonstrating high reliability of the questions applied in the survey.

In conclusion, the Expense Management System significantly reduced the times in the execution of processes of the educational entity.