Implementación de un sistema de inspección de edificios para mejorar la gestión de calidad y mantenimiento de los edificios de La Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días

Abstract

En la actualidad, los técnicos de mantenimiento llevan a cabo inspecciones visuales o manuales en edificios, lo que conlleva a desafíos como la omisión de revisión de elementos debido a la carencia de una lista específica de verificación. Asimismo, los Gerentes de Facilidades Físicas realizan inspecciones exhaustivas de calidad en edificios y utilizan únicamente una plantilla de Excel para registrar los hallazgos, lo que genera limitaciones tales como la falta de un repositorio para almacenar evidencia de componentes defectuosos, así como la incapacidad de llevar a cabo inspecciones desde dispositivos móviles debido a la dificultad de uso del Excel en estos dispositivos. Debido a esto, las inspecciones en los edificios se efectuaban de manera esporádica y sin un programa establecido, lo que ocasionaba una falta de identificación temprana de elementos deteriorados en los edificios, y finalmente la responsabilidad recaía en los líderes para identificar y reportar los elementos defectuosos en las instalaciones. Esto generaba insatisfacción por parte de los líderes, ya que el rol de los técnicos se asemejaba al de un “bombero“, abordando problemas de manera reactiva cada vez que eran reportados.

Este proyecto propone la implementación de un sistema de inspección de edificios a través de la plataforma Power Apps con el objetivo de optimizar el proceso de inspección de edificios para los técnicos y el Gerente de Facilidades Físicas. Este enfoque permitirá llevar a cabo un mayor número de inspecciones de manera más eficiente y se podrá realizar un seguimiento más frecuente de la condición de los edificios, identificando componentes defectuosos antes que los líderes. Este enfoque tendrá un impacto significativo en la satisfacción del cliente, ya que estos podrán destinar menos tiempo a la identificación y reporte de problemas en los edificios, y podrán enfocarse en sus responsabilidades centrales al ayudar a las personas a vivir una vida semejante a Cristo.

Se analiza la situación actual de las inspecciones en búsqueda de oportunidades de mejora. Asimismo, se busca diseñar una arquitectura de negocio, datos, aplicación y tecnológica que se implemente de manera gradual y en un corto periodo de tiempo. Después, se desarrolla el sistema de inspecciones mediante la herramienta Power Apps, y finalmente, validaremos el modelo propuesto con métricas de usabilidad para medir la satisfacción y experiencia del usuario.

Currently, maintenance technicians perform visual or manual inspections in buildings, leading to challenges such as the omission of reviewing elements due to the lack of a specific checklist. Likewise, Facilities Managers conduct thorough quality inspections in buildings using only an Excel template to record findings, which results in limitations like the absence of a repository to store evidence of defective components and the inability to conduct inspections from mobile devices due to Excel's usability challenges. As a result, building inspections occur sporadically without an established program, leading to a lack of early identification of deteriorating elements, and the responsibility ultimately falls on leaders to identify and report defective items in the facilities. This causes dissatisfaction among leaders, as technicians' roles resemble those of “firefighters,“ addressing issues reactively each time they are reported.

This project proposes the implementation of a building inspection system through the Power Apps platform to optimize the building inspection process for technicians and Facilities Managers. This approach will enable a greater number of inspections to be conducted more efficiently and will allow for more frequent monitoring of building conditions, identifying defective components before leaders need to get involved. This approach will have a significant impact on customer satisfaction, as they can spend less time identifying and reporting building issues and focus on their core responsibilities in helping people live a life similar to Christ.

The current situation of inspections is analyzed to identify improvement opportunities. Furthermore, efforts are made to design a business, data, application, and technological architecture that can be implemented gradually and in a short time frame. Subsequently, the inspection system is developed using the Power Apps tool, and finally, the proposed model will be validated using usability metrics to measure user satisfaction and experience.