Arquitectura de integración para la automatización del proceso de seguimiento y control a la distribución de productos vendidos en canal ecommerce en una empresa de comercialización de bienes de capital

Abstract

El presente trabajo tiene como objetivo diseñar la Arquitectura de Integración de Aplicaciones entre el ERP SAP S/4Hana y una plataforma SaaS para rastreo y gestión de una flota de transporte de carga, para optimizar el Proceso de Seguimiento y Control de la Distribución de productos vendidos en el canal e-commerce en una empresa que comercializa bienes de capital (maquinaria pesada para empresas mineras y agrícolas principalmente) y repuestos originales (llamada en adelante La Empresa).

El proyecto presenta un caso de estudio en La Empresa que cuenta con el ERP SAP S4/Hana y que requiere una integración con una plataforma SaaS para control y seguimiento de transporte de carga. Se busca reducir costos operativos de transporte de carga, reducir el tiempo y errores de registro de documentos contables del proceso de distribución, y mejorar las ventas del canal e-commerce y satisfacción del cliente con información actualizada del estado de envío de su pedido.

La solución planteada considera el diseño de la arquitectura de integración por microservicios entre el ERP SAP S/4HANA (llamada en adelante SAP) y un sistema SaaS para seguimiento logístico online de transporte de carga (llamada en adelante EnviosTrack).

Primero se homologaron las entidades de datos de ambas plataformas, y luego se diseñó la arquitectura de integración y un prototipo a bajo nivel del nuevo módulo en SAP que administre los nuevos datos que la plataforma SaaS requería consumir y registrar.

Para la realización de este proyecto se consideraron 4 fases:

Evaluación y selección de plataformas SaaS para seguimiento logístico que atendieran los requerimientos de negocio y técnicos para la integración con SAP,

Definición de los requerimientos funcionales para el diseño de la Arquitectura de Aplicaciones a través de Historias de Usuario y la definición de un Product Backlog,

Diseño de la Arquitectura de Negocio, Aplicaciones, Datos e Infraestructura basados en TOGAF,

Planificación del proyecto utilizando SCRUM y análisis económico del proyecto.

Para la validación del proyecto, la empresa formó un Comité de Evaluación multidisciplinario (en adelante El Comité) que evaluaría el cumplimiento de los requerimientos y la viabilidad económica. Para la validación técnica, se evaluó las capacidades de la plataforma SaaS de integración con el ERP en la 1ra fase, y el diseño de la arquitectura de integración entre SAP y la aplicación SaaS en la 3ra fase. Y para evaluar la viabilidad económica, se cuantificó la inversión que requería el proyecto con un análisis de retorno de la inversión el cual fue validado por El Comité.

Finalmente, El Comité y las áreas Comercial y de Transporte estuvieron de acuerdo en la implementación de la solución planteada, proyectando un incremento en las ventas por el canal e-commerce, una mejora del indicador de satisfacción del cliente y una reducción en los costos de transporte y errores en el registro de información contable.

The current project has the objective to design Application Integration Architecture between ERP SAP S4/Hana and SaaS platform for tracking and managing freight transport fleet to optimize the monitoring and control process of distribution of sold products in ecommerce channel from a capital goods company (heavy machinery mainly for mining and agroindustrial companies) and original spare parts (hereinafter called The Company).

This project presents a study case in The Company that has ERP SAP S4/Hana that requires integration with a SaaS Platform for tracking and managing freight transport. It aims to reduce transportation costs, reduce time and errors processing accounting documents of distribution process, and improve sales from ecommerce channel and customer satisfaction with updated information of order shipment.

The solution proposed considers the microservice integration architecture design of the ERP SAP S4/Hana (hereinafter called SAP) and a SaaS (Software as a Service) application for transportation tracking (hereinafter called EnviosTrack). First, data entities from both platforms were standardized, then the low-level forms prototype of a new SAP module that manages new data required for the SaaS platform were designed.

Four phases were considered through the project:

Evaluation and selection of the SaaS platform for logistics monitoring that satisfies business and technical requirements for SAP integration.

Description of functional requirements for the application integration, using user stories and defining a product backlog.

Design of multi-layer architecture, considering business, applications, data and infrastructure layers, based on TOGAF.

Planning project timeline implementation using SCRUM and doing the economic analysis of the project.

For project validation, the company formed a multidisciplinary Evaluation Committee (hereinafter The Committee) that would evaluate compliance with the requirements and economic feasibility. For technical validation, the integration capabilities of the SaaS platform were evaluated in first phase, and the integration architecture design between SAP and SaaS application were evaluated in third phase. To evaluate economic feasibility, the investment required by the project was quantified with a return-on-investment analysis which was validated by The Committee.

Finally, the Committee, commercial and transportation areas agreed on the implementation of the proposed solution, projecting an enhance in sales through the ecommerce channel, an improvement in customer satisfaction indicator, a reduction in transportation cost and in errors of accounting information.