Estandarización de los procesos de la Unidad de Diseño, perteneciente a la Gerencia de Servicios Técnicos y Apoyo de PDVSA - CRP

Abstract

El presente trabajo de investigación llevado a cabo en la Unidad de Diseño, perteneciente a la Gerencia de Servicios Técnicos y Apoyo de PDVSA – CRP, tuvo como objetivo general estandarizar los procesos de la mencionada unidad, enmarcándose en un tipo de investigación proyecto factible y descriptiva cuyo diseño fue de campo y documental. El estudio se realizó bajo un enfoque basado en la gestión por procesos y constó de cuatro (4) fases: la Fase I consistió en recolectar la información necesaria para identificar los procesos de la unidad a través de la revisión documental, observación directa de los procesos y entrevistas no estructuradas, posteriormente se conformó un equipo de trabajo con el cual haciendo uso de la técnica de grupo nominal se identificaron los procesos inherentes, se analizó la línea de servicios (cadena de valor), elaboró los diagramas de caracterización de procesos y diagramas de flujo de despliegue. En la Fase II se evaluaron los procesos que se ejecutan en la unidad empleando una metodología fundamentada en cinco cuestionamientos, dicha metodología se empleó por medio de entrevistas semiestructuradas y una guía de entrevista al equipo de trabajo, asimismo, se utilizó una lista de chequeo contentiva de los ítems que permitieron identificar la deficiencia existente en cuanto a la estandarización de los procesos dentro de la Unidad. La Fase III consistió en desarrollar la documentación definida en la segunda fase por medio de la lista de chequeo: procedimientos documentos, documentos de descripción de cargos, formatos estandarizados e instructivos para el llenado de formatos. Para la elaboración de dichos documentos fue utilizada la información recogida por medio del cuaderno de notas, entrevistas no estructuradas, observación directa y la revisión documental. Asimismo, la información reflejada gráficamente en los diagramas de flujo de despliegue y diagramas de caracterización de procesos. Finalmente, en la Fase IV se aplicó la tormenta de ideas para formular estrategias que dieran solución al déficit encontrado por medio de la lista de chequeo en cuanto a la estandarización de los procesos, posteriormente las estrategias se jerarquizaron por medio de la matriz de priorización y tomando en consideración los resultados de la matriz se elaboró un plan para la implantación de los procesos estandarizados en la unidad.