Business Intelligence para la gestión documental

Abstract

El presente trabajo de Suficiencia Profesional describe la actividad profesional que he desempeñado, como Manager del Departamento de Comisiones y Producto Setup, dentro la empresa The Phone House Spain S.L.U, en Madrid-España; en específico, expone el proyecto denominado “Bussiness Intelligence para la Gestión Documental”. Cuando asumí el cargo de Manager del Departamento de Comisiones, en el año 2012, además de continuar a cargo del Departamento de ProductSetup, vi la necesidad de agilizar los procesos de digitalización de los contratos de telefonía que firman nuestros clientes en nuestras tiendas cuando solicitan el alta de servicios de telefonía fija o móvil con los diversos operadores, como son: Vodafone, Orange, Yoigo y Movistar (este operador se incorporó recién a finales del 2014), entre otros. Hasta esa fecha, el proceso de reconciliación de los contratos, es decir, el tiempo que tomaba desde la recolección de la documentación que debía aportar el cliente, cuando contrataba nuestros productos o servicios, hasta que llegaba a nuestro centro de procesamiento, a cargo de la empresa PAPERSOFT en Lisboa-Portugal, tardaba alrededor de 45 días. Los inconvenientes que se nos presentaban durante este proceso, de tiempo excesivo, eran: · Imposibilidad de poder realizar modificaciones en el caso que la documentación presentada por el cliente fuera incorrecta o estuviese incompleta. Por ejemplo: si el cliente adjuntó un DNI caducado o un recibo bancario cuyo número de cuenta no correspondía al titular. · Pérdida de documentación en el camino. · Imposibilidad de prevenir el fraude, por ejemplo, cuando un mismo DNI era usado por varios clientes para darse de alta en líneas móviles y obtener celulares gratis. Es por ello, por lo que, con la finalidad de agilizar, y, por lo tanto, darle mayor seguridad y efectividad a la gestión documental, propuse la implementación y puesta en marcha de la FIRMA DIGITAL, para luego complementarla con COPIA DIGITAL. Estas dos herramientas constituyen la base de la GESTIÓN DOCUMENTAL de nuestra empresa. Durante el desarrollo de este proyecto, a nivel general, se tuvo que recopilar información sobre las ventas de nuestros productos y servicios y sobre los pagos recibidos a modo de comisiones por parte de los operadores móviles. Para posteriormente, una vez puesta en marcha la Firma Digital, la experiencia de su uso sirvió como retroalimentación para el desarrollo de Copia Digital. Para el adecuado análisis de toda esta información recopilada se usaron herramientas de Bussiness Intelligence, siendo necesario crear un Data mart específico para la gestión documental que nos permitiera agrupar y transformar dicha información. Obteniendo como resultado una visión más clara y completa del negocio que originó las siguientes mejoras: · La prevención o minimización del fraude, al poder identificar los riesgos. · La reducción de los tiempos de procesamiento de los contratos. · La reducción de los costes de transporte de los contratos. · La rápida corrección de errores encontrados en los contratos. · Mejoras en los procesos de auditoría. · Control de los contratos y de los documentos adjuntos teniendo una trazabilidad de ellos en cualquier momento del proceso. En la actualidad, nuestra Compañía continúa realizando la gestión documental, a través de los proyectos ya puestos en marcha, que son Firma y Copia Digital. Y como Manager del Departamento de ProductSetup sigo a cargo de realizar el seguimiento de su puesta en parcha, haciendo cambios o realizando correcciones de acuerdo al feedback que recibimos en el día a día de nuestras tiendas, así como de nuestros operadores de telefonía móvil y fija. Se ha planteado la posibilidad de una tercera fase de este proyecto, la cual consistiría en el uso del celular como herramienta de escaneado de la documentación que se maneja en nuestras tiendas. El uso de esta aplicación serviría tanto para Firma como para Copia Digital. Sin embargo, debido a prioridades de puesta en marcha de otros proyectos, aún no se ha decidido comenzar con la tercera fase. La evaluación permanente de los resultados obtenidos en cada área de trabajo nos permite tener una mejor visión de las mejoras que se pueden aplicar en futuros proyectos.