Propuesta de un modelo para mejorar el control de los activos de software en la SUNAT basado en la ISO/IEC 19770

Abstract

El trabajo presenta la propuesta de mejora del proceso de Gestión de Activos de Software de una entidad pública peruana. Esta institución es una de las organizaciones más importantes en el Perú y podríamos decir que la más emblemática, la labor de recaudación que realiza permite el equilibrio financiero, sosteniendo la labor del estado.

En los últimos años la entidad ha crecido tecnológicamente, lo cual ha generado un incremento en la infraestructura tecnológica, un componente importante es el Software, el cual viene a ser un activo dentro de la organización, con un valor, y que debe ser gestionado. Ese crecimiento no ha estado acompañado de una formalización de su proceso que le permita ser eficiente y eficaz, es decir cumplir con brindar información oportuna y certera que permita al área encargada de la gestión de este activo, poder responder las siguientes preguntas: • ¿Quiénes tienen asignado determinado producto de software? • ¿Cuándo se dejó de utilizar determinado producto de software? • ¿Financiera tiene conocimiento de qué ese producto de software se retiró de la Institución? • ¿Se reporta anualmente el inventario de software a la PCM? Aunque se ha implementado una herramienta de inventario de software, es evidente que no es la solución, si ello no va de alineado con una gestión basada en controles, porque se identifica normatividad, roles y responsabilidades, sin embargo, en la actualidad se hace muy difícil lograr si es que no se implementan controles que permitan contar con información oportuna y certera sobre los activos de software de tal forma que se cumpla con la normatividad vigente con relación al tema.

Esta situación refleja una problemática de gestión que puede llevar a una entidad u organización: • Dañar su imagen por uso de software no legal. • Está latente el riesgo financiero por el pago del uso de licencias, ya sea de periodos pasado o regularizaciones, pago de multas y sobre costo por el no uso ante un mal dimensionamiento de la necesidad. • Y, del mismo modo el riesgo legal por el uso de software no licenciado, que lo expone a acciones legales, asimismo el desempeño regulatorio. Ante la situación de su proceso, y los problemas derivados de la gestión, se propone un modelo de gestión de activos de software, implementando controles, tomando como referencia la norma ISO/IEC 19770 parte 1, la cual propone lineamientos de acuerdo con estándares y prácticas internacionales para la gestión de activos de software.

En el proceso de investigación se realiza una revisión de la norma ISO, de la gestión de activos de software en el mercado, de la normatividad sobre Software en el estado peruano y la situación del proceso en otras administraciones tributarias de Latino América y el Caribe, se revisa una metodología referida a estándares y se propone un modelo para mejorar la gestión de activos de software en la Institución derivado de la evaluación, la propuesta incluye el Plan de Implementación, la misma que contiene evaluación de tiempo, recursos y costos, así como los beneficios que se obtendrían al implementarse.

Es importante mencionar que los datos referidos a la SUNAT han sido modificados por seguridad y confidencialidad, asimismo los documentos presentados como sustento están mostrados parcialmente.