Diseño e implementación de una oficina de dirección de proyectos (PMO) en Cifarma S.A.

Abstract

CIFARMA S.A., empresa dedicada al diseño, fabricación y acondicionamiento de productos farmacéutico para clientes nacionales e internacionales, ha tenido un crecimiento importante en el sector que con recursos propios se ha sostenido por más de 40 años; pero este crecimiento, no siempre fue planificado ordenadamente, ni garantizó métodos o estándares adecuados en la consecución y ejecución de sus proyectos, proyectos de toda índole que hicieron posible su solidez en el mercado. CIFARMA S.A. al sentirse comprometida con la salud de la población constantemente se encuentra innovando nuevas tendencias de desarrollo, naciendo diferentes necesidades de proyectos de infraestructura, maquinarias, desarrollo de nuevos productos y tecnología. Históricamente, las diferentes áreas de la organización han asumido nuevos retos y empíricamente gestionan los proyectos para los cuales el tiempo, los recursos y los métodos son si no nulo, muy escaso y criticado evidenciando una desviación del costo en 21% y desviación del tiempo en 29% o proyectos suspendidos por falta de una adecuada planificación. Nace aquí la problemática de CIFARMA S.A., es por esto que surge la necesidad de consolidar una PMO (“Project Management Office” o bien Oficina de Dirección de Proyectos), que dicte las pautas a seguir y enmarque la metodología de dirección de proyectos, para así, desde un plano más estructurado, enfocado y dirigido en vías de esta metodología CIFARMA S.A. asegure su crecimiento y sostenibilidad con proyectos visibles, factibles y de conocimiento de toda la organización. La ejecución de este proyecto busca una dirección de proyectos eficaz con una metodología estandarizada y validada. Obteniendo como resultado, un flujo de trabajo y una coordinación del proyecto horizontalmente, no como en la dirección tradicional, en vertical. Para guiar a CIFARMA S.A. durante el diseño de su Oficina de Dirección de Proyectos, se utilizó principalmente métodos de observación tanto directa como indirecta, haciendo entrevistas, cuestionarios y reuniones que permitieron ir obteniendo la información necesaria según la etapa. La lectura de documentación de proyectos ejecutados previamente, la visita las áreas en las cuales se encuentran proyectos en ejecución, conversaciones de tipo informal con los miembros de los equipos de proyecto y patrocinador de los proyectos; así como la entrevista a jefaturas de áreas que han tenido proyectos exitosos y no exitosos, fueron la principal fuente de información para el desarrollo de este proyecto, de forma tal que permitieron obtener una visión desde lo más general, hasta lo más específico de los inconvenientes a los que se enfrenta CIFARMA S.A. e ir marcando la ruta para la consecución del objetivo definido. Al finalizar el proyecto, CIFARMA S.A. contaría con una estructura de PMO que centraliza los proyectos de una cartera que sería conocida y priorizada de forma estandarizada. CIFARMA S.A. contaría con una metodología claramente establecida para la Gerencia de sus proyectos, una estructura ya establecida, conocida por la organización de PMO y con personal de CIFARMA S.A. capacitado en las herramientas y procedimientos de la gestión de proyectos. La PMO de CIFARMA S.A. contaría con un repositorio de información donde se encuentran todos los estándares de documentación para el uso durante el desarrollo de los proyectos e indicadores básicos para la medición de los proyectos que controlaría la PMO. En términos generales CIFARMA S.A. pasaría de no tener una estructura organizada para el manejo de proyectos a contar con una PMO en fase inicial (Diseño de PMO) que se está moviendo rápidamente a su segunda fase (implementación de la PMO), etapa que se proyectó alcanzar al cabo de un año y que se espera por la velocidad y dedicación con que se está trabajando en torno al tema, pueda ser alcanzada en el tiempo establecido. Cabe mencionar que inicialmente durante el desarrollo del caso de negocio se estableció como tiempo de implementación del proyecto, dos años pero de acuerdo a la planificación realizada en la gestión del tiempo se define el proyecto a realizarse en un año.