Propuesta de mejora de la gestión del proceso de compras mediante la metodología lean en un laboratorio de análisis de calidad en su sede Arequipa 2020

Abstract

En la sede de Arequipa de la empresa Corplav S.A.C., donde se ofrecen servicios de análisis de laboratorio en el control de calidad de muestras ambientales, se vio la necesidad de realizar una propuesta de mejora de la gestión del proceso de compras y de esta forma optimizar sus indicadores de gestión que reflejan deficiencias. Para ello, se realizó una recopilación de la información primaria y secundaria por medio de instrumentos como: cuestionarios, entrevistas, focus group, data histórica, reportes, etc. Con el cual se logró realizar un análisis cuantitativo y cualitativo situacional tanto del proceso de compras como de sus indicadores, obteniéndose que el 68% de las solicitudes de compras (SO) presentan demoras en el tiempo de entrega, que el 22% de las solicitudes de compras y el 60% de las ordenes de compras (OC), presenten demoras en sus aprobaciones y la existencia de un bajo nivel de satisfacción de un 6% viéndose reflejado en un sobre costo anual equivalente a S/ 148,063.63. Por lo que, luego de un diagnóstico mediante el uso de herramientas de ingeniería y de la metodología Lean, se encontrará que los principales problemas causales de la mala gestión del proceso de compras sean por la ausencia de indicadores, la falta de seguimiento de las compras, la falta de planificación de compras, una deficiencia del sistema FBC, una falta de estandarización de los proveedores y una falta de capacitación sobre el proceso de compras. Los que generarían la existencia de actividades que no añadían valor, demoras y sobre-procesos viéndose reflejados en un tiempo de ciclo de 11 días, el cual representa a un retraso de 04 días. Por lo que se plantean 05 propuestas en base a la metodología Lean como: estandarización, tarjetas de control visual, KPIs, gestión visual y plan de capacitaciones; con una inversión de S/56,815.8 y por un periodo de 12 meses, con los cuales se buscan solucionar los problemas y mejorar la gestión del proceso de compras y con ello la optimización de sus indicadores, teniéndose una mejora del 39% en el tiempo de entrega de los pedidos, un 17% y 45% en la aprobación de las solicitudes y órdenes de compras respectivamente, un 75% el nivel de satisfacción del usuario, un 5% en la conformidad de las entregas y una rentabilidad de S/35,168.65, el cual es generado por una reducción del 71% de los sobre costos por la falta de material en los procesos operativos de la empresa. Por lo que se llega a concluir que el proyecto es rentable y que al final del periodo de 12 meses de la propuesta se generará un beneficio hasta 0.62 veces mayor de la inversión.