Diseño de procedimiento de manejo de fondos de obra y caja chica en la empresa Abengoa Perú S.A.

Abstract

Abengoa Perú S.A., por ser una empresa constructora presente a nivel internacional y nacional, cuenta con múltiples obras en ejecución en diversos puntos del país, las cuales necesitan de Fondos de obra y Caja chica para su operatividad, el adecuado uso de estos recursos garantizan la calidad de la obra, aminora los tiempos de ejecución produciendo más rentabilidad a la empresa. Por ello La Jefatura de Administración y la Gerencia de Administración y Finanzas en caso de sede central y áreas y/o departamentos, son los responsables de designar al responsable de la custodia y manejo de la caja chica, para el caso de obras la gerencia del proyecto y el Jefe de Administración son los responsables de esta designación, la cual deberá recaer en el administrador de la obra. El importe de la caja chica estará en función de la necesidad de la obra, el importe máximo a solicitar para caja chica es de S/. 15,000.00 de requerir un importe mayor se necesita autorización de la respectiva gerencia de operaciones (Civiles o electromecánicas) y Gerencia de Administración y Finanzas. Cada desembolso a pagar por caja chica deberá estar respaldado por un comprobante de pago. Los documentos que no cumplan con los requisitos establecidos en el reglamento de comprobantes de pago y por lo tanto no sean deducibles para el Impuesto a la Renta serán devueltos a la obra (responsable del manejo del fondo de obra) para que gestionen su devolución. Para el caso de Caja Chica de Sede Central el tope máximo por cada desembolso es de S/. 6 500, para importes mayores en ocasiones excepcionales serán aprobadas por el Jefe de Administración. Para las Obras, cuando las necesidades de fondos no puedan ser cubiertos por caja chica se optará por aperturar un fondo de obra, el cual deberá ser aprobado por la Gerencia de Operaciones, el Gerente del Proyecto, el Jefe Administrativo y la Gerencia de Administración y Finanzas, el responsable del manejo del fondo de obra será el administrador de obra, cabe indicar que la obra manejara, caja chica o fondo de obra, solo uno de los dos. Las rendiciones de caja chica y fondos de obra se deben enviar al departamento de Administración-Sede Central en físico y debidamente ingresadas en el portal-sap antes del 12:00 m de los días martes de cada semana, para que puedan ser reembolsadas los días viernes. Los reembolsos de caja chica se realizarán los días viernes de cada semana, siempre y cuando se haya cumplido con el procedimiento.