Implementación de un sistema de información para el proceso de gestión documentaria vía web en la Dirección Regional de energía y Minas Abancay Apurímac.

Abstract

Un sistema de gestión documentaria ayuda a controlar los procesos y a determinadas actividades que puedan afectar directamente a la ubicación, recepción, creación y disponibilidad de los documentos de una entidad, así como a la toma de decisiones dentro de esta. En la presente investigación se da a conocer los problemas presentados en la gestión documentaria de la Dirección Regional de Energía y Minas (DREM), tales como la dificultad en el control, seguimiento del recorrido y/o emitir reportes de estados de los documentos. La metodología utilizada para este proyecto es un metodología mixta en la cual se combinó las metodologías SCRUM y CRYSTAL CLEAR ambas metodología ágiles que ayudan en la comunicación y la retroalimentación del código desarrollado, a través del uso de iteraciones e historias de usuario. Se implemento un sistema de información para el proceso de gestión documentaria vía web, donde previamente se recopiló información acerca del proceso de gestión documentaria, se analizó e identificó los procesos recurrentes en la DREM los cuales fueron fundamentales para el desarrollo del sistema, el cual cuenta con interfaces que ayudan al sistema de gestión documentaria como conocer los procesos existentes en el sistema, poder derivar los documentos y los estados de los documentos que permite realizar un seguimiento a estos y saber en qué parte del proceso y en qué estado se encuentran y posteriormente se realizaron pruebas y se aplicó encuestas para el grado de satisfacción del usuario el propósito es mejorar el flujo de trabajo del personal interno logrando cubrir las necesidades básicas de la gestión documentaria ofreciendo la tecnología existente llegando a influenciar en la satisfacción del personal interno de la DREM.

A document management system helps to control the processes and certain activities that may directly affect the location, reception, creation and availability of an entity's documents, as well as decision-making within it.

In the present investigation, the problems presented in the document management of the Regional Directorate of Energy and Mines (DREM) are disclosed, such as the difficulty in control, follow-up of the route and/or issuing reports on the status of the documents

The methodology developed for this project is a mixed methodology in which the SCRUM and CRYSTAL CLEAR methodologies were combined, both agile methodologies that help in the communication and feedback of the developed code, through the use of iterations and user stories.

An information system is implemented for the document management process via the web, where information about the document management process was previously collected, the recurring processes in the DREM were analyzed and identified, which were fundamental for the development of the system, which has with interfaces that help the document management system such as knowing the existing processes in the system, being able to derive the documents and the status of the documents that allows them to be tracked and know in what part of the process and in what state they are and later Tests were carried out and surveys were applied for the degree of user satisfaction. The purpose is to improve the workflow of the internal staff, managing to cover the basic needs of document management, offering the existing technology, influencing the satisfaction of the internal staff of the DREM.