Propuesta de mejora del proceso de homologación de proveedores mediante un sistema de gestión documental (SGD) en una empresa de comercialización de bienes de capital

Abstract

La materia de estudio central del presente trabajo recae en la brecha existente entre los resultados esperados de un proceso clave para la gestión de compras íntegras de una empresa líder en el sector de comercialización de bienes de capital en nuestro país. En el presente trabajo se examinará el proceso de homologación de proveedores del área de compras no comerciales, encargado de proveer suministros fundamentales a los clientes internos de la empresa (Lima, sucursales y sites mineros) para la operatividad del día a día y prestación de servicios para los clientes premium de la organización, quienes son clasificados como Tier 1. El atributo valorado por el grupo de interés del proceso clave, en este caso, el equipo de compras no comerciales es la cantidad de proveedores que disponen de informe de homologación, ya que ese es el requisito indispensable para poder generarles órdenes de compra. En la actualidad, el 34% de proveedores cuentan con informe de homologación, mientras que, en el escenario ideal, el 95% debería tenerlo. Encontramos una desviación de 61% que evidencia una problemática que es la que será caso de estudio y análisis del presente trabajo de investigación. El mismo que pretende a la par proponer una solución viable de implementar y que abordará los tres bastiones de la Ingeniería Empresarial: procesos, proyectos y tecnología. La solución propuesta es la implementación de un sistema de gestión documental que, por sus bondades y características, permitirá optimizar el flujo de documentación y hacer más ágil el procesamiento de informes de homologación para cumplir con la meta propuesta, contar con los informes de homologación del 95% de la base total de proveedores. De este modo se logrará impactar positivamente en tres objetivos clave para la organización: ahorro en costos de la operación, cumplimiento de la facturación meta y liderazgo en ventas de clientes premium.

The main subject of study of this paper is the gap between the expected results of a key process for the integral purchasing management of a leading company in the capital goods commercialization sector in our country. This paper will examine the supplier approval process of the non-commercial purchasing area, which is responsible for providing essential supplies to the company's internal customers (Lima, subsidiaries, and mining sites) to support the daily operations and service provision for the organization's premium customers, classified as Tier 1. The attribute valued by the stakeholder group of the key process, in this case, the non- commercial procurement team, is the number of suppliers with a homologation report, as it is the essential requirement to generate purchase orders for them. Currently, 34% of suppliers have a homologation report, while in the ideal scenario, 95% should have it. We find a deviation of 61%, which highlights a problem that will be the subject of study and analysis in this research work. The aim is to propose a viable solution that will address the three pillars of Business Engineering: processes, projects and technology. The proposed solution is the implementation of a document management system that, due to its advantages and features, will optimize the flow of documentation and expedite the processing of homologation reports to meet the proposed goal of having homologation reports for 95% of the total supplier base. In this way, it will positively influence three key objectives for the organization: cost savings in operations, achievement of billing targets, and leadership in sales for premium clients.