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Title: Mejora en el proceso de gestión documentaria de la Jefatura de Almacén en la Municipalidad Provincial del Callao
Other Titles: Improvement in the Document Management Process of the Warehouse Headquarters in the Provincial Municipality of Callao
OCDE field: https://purl.org/pe-repo/ocde/ford#5.02.00; https://purl.org/pe-repo/ocde/ford#5.00.00
Issue Date: 6-Jan-2025
Institution: Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC)
Abstract: El presente trabajo analiza la problemática de gestión documentaria en la Jefatura de Almacén de la Municipalidad Provincial del Callao (MPCALLAO), que afecta la eficiencia en la recepción, almacenamiento y distribución de bienes. A través de un diagnóstico integral, se identificaron deficiencias en la notificación de órdenes de compra, la generación de documentos asociados, y los procesos de verificación y conformidad de bienes. Utilizando herramientas como el diagrama de flujo y el análisis FODA, se propuso la implementación de mejoras tecnológicas y administrativas basadas en metodologías Six Sigma, Lean y PDCA, con el objetivo de optimizar la cadena de valor del proceso. Las alternativas sugeridas incluyeron la implementación de un proyecto de directiva, la creación de un centro de gestión documentaria centralizado y la implementación de un sistema automatizado de control para mejorar la eficiencia operativa y reducir costos. Finalmente, se discuten los impactos de estas mejoras en la operatividad de MPCALLAO y su capacidad para prestar servicios públicos de mayor calidad.

This paper analyzes the problem of document management in the Warehouse Headquarters of the Provincial Municipality of Callao (MPCALLAO), which affects the efficiency in the reception, storage and distribution of goods. Through a comprehensive diagnosis, deficiencies were identified in the notification of purchase orders, the generation of associated documents, and the processes of verification and conformity of goods. Using tools such as flowchart and SWOT analysis, the implementation of technological and administrative improvements based on Six Sigma, Lean and PDCA methodologies was proposed, with the aim of optimizing the value chain of the process. Suggested alternatives included implementing a draft directive, creating a centralized document management center, and implementing an automated control system to improve operational efficiency and reduce costs. Finally, the impacts of these improvements on the operability of MPCALLAO and its ability to provide higher quality public services are discussed.
Discipline: Administración de Empresas
Grade or title grantor: Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC). División de Estudios Profesionales para Ejecutivos (EPE)
Grade or title: Licenciado en Administración de Empresas
Juror: Peña Cavassa, Viviana Hilda; Bibolotti Ayestas, Angelo Alejandro
Register date: 9-Jan-2025



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