Title: Informe sobre la experiencia administrativa en la implementación de un sistema de gestión documental y su impacto digital en la administración pública
OCDE field: https://purl.org/pe-repo/ocde/ford#5.02.04
Issue Date: 2024
Institution: Universidad Continental
Abstract: Toda organización sea pública o privada generan documentos diariamente por la variedad
de trámites que realizan según la naturaleza de la misma; un buen número de éstas tienen
implementado un área de archivo donde se almacena todo el acervo documentario para que,
posteriormente sea un apoyo de consulta. El manejo físico de documentos trae como consecuencia
el deterioro, así también ralentiza el proceso; por lo tanto, no se brinda un servicio adecuado.
Hoy en día existe la digitalización, en donde la aplicación de ésta herramienta ha generado una
mejora en cuanto a manejo de documentos se trata. Con la digitalización se busca minimizar el
tiempo de servicio al ciudadano, así mismo evitar la manipulación de los documentos para
conservar su integridad física.
En ese marco, mediante el Artículo 8 del Decreto Legislativo N° 1412 con fecha 13 de
noviembre del 2018, señala que La Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la
Presidencia del Consejo de Ministros es el ente rector del Sistema Nacional de Transformación
Digital; donde articula al sector público, privado, la sociedad civil organizada, la academia y los
ciudadanos en materia de gobierno digital, confianza digital y transformación digital del país.
En ese sentido, muchas instituciones públicas han adaptado e innovado sus procesos
administrativos convencionales y mecánicos para transformarlos en procesos digitales, logrando
así una optimización, agilización y articulación entre sí, mediante herramientas sistemáticas que
benefician a la ciudadanía peruana.
El Ministerio de Salud no fue ajeno a este cambio, en el año 2017 se desarrolló el modelo
de Gestión Documental, aprobado por Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-
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PCM/SEGDI, en el cual se definen los componentes y procesos para su implementación, lo que
permitirá a las entidades interconectar sus sistemas de trámite documentario a través de la
Plataforma de Interoperabilidad del Estado; en esa premisa, desde la Oficina de Gestión
Documental y Atención al Ciudadano del MINSA, se aplicaron y aplican ciertas Herramientas
informáticas para agilizar la atención a los ciudadanos y de la propia institución aportando al
Desarrollo y competitividad del País.
Una de las Herramientas informáticas que implementó esta noble institución, es el Sistema
de Gestión Documental (SGD) que a través de la iniciativa de la PCM, facilita dicho software
encriptado, con el objetivo de desarrollar los procesos y procedimientos administrativos y al mismo
tiempo también colaborar con el medio ambiente (cero papeles).
El presente trabajo constituye una muestra de la experiencia en la práctica durante el año
2022 al 2023, desarrollado a través de mis estudios de administración y conocimientos técnicos.
Su ejecución se ha basado en competencias y capacidades para la adaptación de los procesos
administrativos en relación con los sistemas de trámite documentario y complementos de consulta
rápida, para lo cual se recopiló información de diversas formas; correos electrónicos de
coordinación, documentos institucionales, normas legales, coordinaciones grupales para la buena
práctica de la digitalización documental y otras fuentes de consulta. Asimismo, se cumplió con las
sugerencias del asesor académico para un mejor desarrollo del esquema del trabajo de suficiencia
profesional.
Discipline: Administración
Grade or title grantor: Universidad Continental. Facultad de Ciencias de la Empresa.
Grade or title: Licenciado en Administración
Juror: Temoche Cortez, Lizeth Maribel; Granados De La Vega, John Jesus; Mendoza De La Cruz, Israel Miguel
Register date: 13-Dec-2024