Aplicación web basada en PHP y MySQL para la gestión documental de la empresa Inteprocon S. A. C.

Abstract

En el presente informe de suficiencia profesional, se aborda la responsabilidad del encargado de almacén, enfocándose en el principal problema encontrado en la gestión documentaria de la empresa Inteprocon S. A. C. El objetivo principal es implementar una aplicación web para gestionar la documentación. La metodología utilizada es Scrum, donde se trabaja de manera colaborativa en equipo para obtener los mejores resultados para el proyecto. El desarrollo del proyecto se realizó con PHP, empleando la arquitectura Modelo Vista Controlador (MVC) y utilizando MySQL como base de datos. Los resultados se presentaron en función de tres preguntas de evaluación: • ¿Qué le pareció la aplicación web utilizada? • ¿Cómo calificaría la dificultad de uso de la aplicación web? • ¿Cómo calificaría el beneficio de la aplicación web de gestión documental? Se concluyó que la aplicación web de gestión documental ha mejorado la gestión de información, el control y el seguimiento de los documentos cargados en la aplicación, incrementando la eficiencia y optimizando los recursos de la empresa en el Área de Almacén. Ahora, los documentos cargados pueden ser accedidos desde cualquier ubicación por los usuarios autorizados según su rol registrado en la aplicación web, lo que incrementa la satisfacción de las necesidades de los usuarios involucrados. Mejora en la eficiencia: El tiempo de búsqueda y recuperación de documentos se redujo en un 50 %, de 10 a 5 minutos por documento. Este aumento en la eficiencia se midió utilizando los siguientes indicadores: • Tiempo promedio de búsqueda de documentos: Mide el tiempo que toma localizar y recuperar un documento desde la base de datos. • Número de incidencias por errores de archivo: Se redujo en un 60 %, reflejando una mayor precisión en la gestión documental Incremento en la satisfacción del cliente: El 80 % de los usuarios calificaron la aplicación web como «muy valiosa», reflejando un alto nivel de satisfacción del cliente tras la implementación. Los indicadores utilizados para medir la satisfacción del cliente incluyeron: xii • Tiempo de respuesta a consultas: Disminuyó en un 40 %, pasando de un promedio de 15 minutos a 9 minutos por consulta. • Precisión en la entrega de documentos: Aumentó en un 35 %, con una reducción en los errores de entrega de documentos. Reducción de incidencias: La frecuencia de incidencias registradas disminuyó en un 45 % tras la implementación de la aplicación web. Este cambio refleja una mejora significativa en la estabilidad y funcionalidad del sistema. Los indicadores utilizados fueron: • Número de incidencias reportadas: Disminuyó en un 45 %, de 100 errores y fallos técnicos mensuales antes de la implementación a 55 después de ella. • Gravedad de las incidencias: La gravedad de las incidencias reportadas se redujo en un 30 %, reflejando un sistema más robusto y confiable. Reducción de demoras: La implementación de la aplicación web resultó en una mejora del 50 % en el tiempo de procesamiento de documentos y una respuesta más rápida a las solicitudes de los usuarios, optimizando significativamente las operaciones diarias. Los indicadores utilizados fueron: • Tiempo de respuesta del sistema: Se logró una reducción significativa en el tiempo de respuesta, disminuyendo en un 50 % de 8 minutos a 4 minutos en promedio por transacción, mejorando así la eficiencia operativa y la experiencia del usuario. • Tiempo de procesamiento de documentos: El tiempo necesario para procesar documentos se redujo en un 40 %, pasando de un promedio de 10 minutos por documento a 6 minutos, lo que facilita un flujo de trabajo más rápido y eficiente. La mejora en estos aspectos no solo ha optimizado los recursos de la empresa, sino que también ha proporcionado un valor añadido significativo al servicio ofrecido a los clientes, contribuyendo así a un incremento en la competitividad y rentabilidad de Inteprocon S. A. C.