Optimización de la facturación reduciendo los tiempos del proceso de liquidaciones aplicando BPM en una empresa de servicios legales

Abstract

Las empresas que pertenecen a un sector competitivo como el de Asesoría Legal, buscan estar a la vanguardia a nivel tecnológico, comercial y operacional, para establecer su posición en el mercado. Adicional a ello, los cambios que sufrieron durante la Pandemia los invitaba a trabajar bajo sistemas y procedimientos flexibles, que permita facilitar el trabajo abogados-cliente. En el año 2022, un Estudio de Abogados se percató que los tiempos de sus procesos no se estaban cumpliendo; por ende, los procesos de facturación y cobranzas no redituaban lo presupuestado. Se evaluaron lineamientos y métodos de la ejecución del proceso de liquidaciones. El análisis de los resultados evidenció que las actividades del se realizaban de manera diferente por cada usuario responsable del asunto y que la información necesaria para la elaboración de la documentación no se encontraba consolidada. El camino a la solución era uno: estandarizar y sistematizar el proceso. En base al contexto, formas de trabajo, mejorar la experiencia del cliente y transformación digital se evaluó que las metodologías BPM y 5S cumplían con abordar los factores mencionados y podía ser aplicada tanto como en el proceso en gestión como en todos los demás macroprocesos de la empresa.

Companies that belong to a competitive sector such as Legal Consulting seek to be at the forefront at a technological, commercial and operational level, to establish their position in the market. In addition to this, the changes they suffered during the Pandemic invited them to work under flexible systems and procedures, which facilitate attorney-client work. In 2022, a Law Firm realized that the timelines of its processes were not being met; Finally, the billing and collection processes did not return what was budgeted Guidelines and methods for the execution of the liquidation process were evaluated. The analysis of the results showed that the activities were carried out differently by each user responsible for the matter and that the information necessary for the preparation of the documentation was not consolidated. The path to the solution was one: standardize and systematize the process. Based on the context, ways of working, improving the customer experience and digital transformation, it was assessed that the BPM and 5S methodologies met the aforementioned factors and could be applied both in the management process and in all other macroprocesses of the company.