Propuesta para implementar una PMO para el área de sistemas de la empresa ALFA GL

Abstract

La empresa ALFA GL se dedica a comercializar servicios y productos basados en TI (tecnologías de la información), donde cada transacción comercial representa un proyecto, lo cual es importante para la empresa, ya que de su correcta gestión dependerá el éxito y crecimiento de la organización, así como también, generará una perspectiva de perfil como empresa hacia el cliente. Observando los antecedentes, se aprecia que la empresa tiene problemas al momento de dirigir y gestionar proyectos de manera eficiente, lo cual tiene como consecuencia, costos muy superiores a los estimados y fechas de entrega tardías lo cual ocasiona que los niveles de servicio disminuyan. Adicionalmente se observaron casos en donde empresas con problemáticas similares lograron superarlas y mejorar su gestión, tales son por ejemplo el caso de IBM y Coomeva, los cuales mejoraron su eficiencia en gestión de proyectos, dando como resultado un mejor posicionamiento en el mercado, así como también una mayor rentabilidad. Por lo descrito anteriormente se origina la idea de plantear este proyecto de Tesis, el cual sugiere implementar una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos). Para esto, se realizó un estudio en la empresa sobre su situación actual, evidenciando un nivel de madurez bajo para la gestión de proyectos. Con esta información y basándonos en los tipos de PMO propuestos por Casey y Wendy Peck, se recomienda seleccionar el tipo ‘Torre de Control’ como PMO a implementar. Habiendo definido esto se puede proceder a puntualizar las responsabilidades de la PMO y también los roles con respecto al equipo que la conformara, además de los estándares y buenas prácticas que se utilizarán, incluyendo un software de gestión de proyectos (COLLABTIVE). También se definió un plan para la gestión del cambio, el cual tiene como objetivo, llevar a cabo la implementación minimizando la resistencia por parte de los involucrados, manteniéndolos informados y mostrándoles los bondades de tener una PMO en la empresa, así también capacitarlos, a fin de obtener su apoyo. Posteriormente a esto, se procederá a la implementación, seguida de una capacitación a todos los involucrados. Con esta propuesta, se espera mejorar de manera continua a la eficiencia en la gestión de proyectos, de esta manera se generarán beneficios monetarios a causa de ahorro de costos y tiempo. Además de mejorar los resultados para los clientes, logrando fidelizarlos y facilitando la obtención de nuevos prospectos a raíz de la confianza generada en el mercado. Según lo descrito, basándonos en la situación actual y en un estudio realizado por la empresa Deloitte, se estima un incremento en la eficiencia del 30% a fines del 2018, lo cual en valores monetarios, compensará el gasto originado por la PMO y a su vez otorgará mayores ganancias para la empresa, haciendo de esta propuesta algo completamente viable y rentable. Estas ganancias seguirán incrementándose ya que con la mejora continua, la eficiencia de la PMO seguirá en ascenso.