Propuesta de Mejora para el Proceso de Cobranza de la Empresa Soluciones y Servicios Integrados S.A.C.

Abstract

La presente propuesta de mejora tiene como objetivo mostrar una alternativa que permita mejorar el proceso de cobranza que actualmente maneja la empresa Soluciones y Servicios Integrados, con la finalidad de generar mayor liquidez y eficiencia en las actividades que giran en torno a este proceso. Soluciones y Servicios Integrados S.A.C. conocida como “Vendemás”, se encarga de la digitalización de pagos enfocado en el sector masivo mediante la venta de mpos (Mobile Point of Sales), los mismos que se convierten en mediadores para la realización de transacciones. Las ventas de estos equipos se realizan a través de distribuidores quienes se encargan de abastecer de equipos a los comercios finales (bodegas, taxis, sector independiente). Asimismo, está asociada con la empresa “Compañía Peruana de Medios de Pago S.A.C” y cuenta con el respaldo de la empresa multinacional de servicios financieros Visa Inc. El diagnóstico que determinó la problemática se ha basado en la técnica de observación directa, es decir, mediante entrevistas al personal involucrado a la operatividad de la gestión de cobranza como: Jefe de Administración y Finanzas, Contador General Externo (pertenece a la empresa asociada Compañía Peruana de Medios de Pago S.A.C.) y el analista de cobranza. Por otro lado, también se ha consultado e investigado diversas fuentes de información relacionadas a este proceso. Dentro del análisis realizado se encontraron diversos factores que han ocasionado problemas de liquidez, tales como: créditos otorgados a clientes sin ninguna evaluación crediticia ni con un VB° por parte de la gerencia de Administración y Finanzas, procesos en su 90% manuales, los cuales generan un sobretiempo innecesario en las actividades cotidianas del gestor, el cual podría ser utilizado para un análisis más profundo de la cartera y finalmente, políticas y procedimientos no actualizados que conllevan a duplicidad de funciones, entre otros. Por todo lo expuesto, es que se optó por desarrollar una investigación cualitativa y cuantitativa basada en la Metodología de Estudio de Trabajo de la OIT, que está comprendida por 8 fases: seleccionar, registrar, examinar, establecer, evaluar, definir, implantar y controlar. Esta metodología trae como resultado, la mejora en el flujo de la gestión de cobranza, reduciendo los tiempos muertos y eliminando la duplicidad de tareas (pasaron de ser 21 actividades a 18 actividades), asimismo se ha incluido dentro del nuevo flujo, 2 actividades que permitirán tener un control desde el inicio de la venta que permita identificar a aquellos clientes que mantienen deuda con la empresa. Dentro de las eficiencias que trae esta propuesta, está también la automatización de tareas, mediante la utilización de recursos sistemáticos que proporciona la herramienta de SAP, esto permitirá que el envío de correos, los estados de cuenta y demás puedan ser programados y enviados automáticamente y de forma masiva, según el periodo y la frecuencia que se requiera. Como punto importante también tenemos la actualización de los manuales y políticas que permitirán definir los lineamientos necesarios del personal a cargo de la gestión de cobranza. Finalmente se elaboraron 3 nuevos indicadores que garantizaran la eficiencia de la gestión y permitirá una mejor toma de decisiones ante cualquier eventualidad o resultado que se desee obtener.