Digitalización del proceso de cotización de servicios por terceros de la Municipalidad Provincial de Piura

Abstract

El trabajo tiene como objetivo explicar la implementación de la digitalización del proceso de cotización de servicios por terceros en la Municipalidad Provincial de Piura, con la prioridad de atender los requerimientos de servicios que envían las áreas usuarias de la organización de forma rápida y eficiente, de acuerdo al reglamento interno y a las normas que velan por el correcto cumplimiento de este ejercicio. Con tal fin, se identificaron las actividades del proceso tradicional de cotización que eran deficientes o contribuían a la generación de cuellos de botella durante la tarea, de este modo se pudo conocer las causas y resultados más notorios. Se conoció que la Unidad de Servicios Auxiliares, área responsable de cotizar y contratar los servicios por terceros menores a ocho UITs contaba con poco personal y de la tercera edad, quines se mostraban reacios a la utilización de la tecnología. Al mismo tiempo, se había descuidado este procedimiento ante la poca demanda de trabajo, que aumentó cuando las labores se retomaron durante el año 2020, mientras el país se encontraba en pandemia por el Covid 19. Sin embargo, a partir de las mejoras implementadas, se pudo observar los resultados más importantes, causando un impacto positivo en el cumplimiento del proceso de cotización y contratación, siendo eficiente y rápido, ahorrando recursos y superando los objetivos esperados. Se concluye que los principales resultados que presentan las mejoras implementadas es el ahorro de tiempo y recursos durante el proceso, el procedimiento anterior tenía una duración de aproximadamente cinco días, desde que se enviaba la solicitud de cotización física hasta que se recepcionaban los sobres cerrados con la información solicitada. El nuevo proceso disminuye el tiempo de duración de dos días, desde la remisión de las solicitudes por el correo electrónico, hasta la recepción de las respuestas por el mismo canal, al igual que la utilización del uso de papel, que disminuyó considerablemente, en un 30%.